Una banca dati normativa costruita sulle esigenze del Comando

La base informativa diventa il riferimento utilizzato dagli agenti durante la predisposizione degli atti. Ogni articolo può contenere sia gli elementi normativi sia quelli necessari alla concreta applicazione della sanzione: descrizione sintetica ed estesa, riferimenti ad altre disposizioni, importi, eventuali riduzioni o maggiorazioni, note operative e informazioni utili alla verbalizzazione.

Questo consente di uniformare il comportamento degli operatori. Un agente che interviene su una violazione meno abituale non deve necessariamente partire da una ricerca tra PDF, regolamenti pubblicati sul sito, cartelle condivise o vecchi verbali utilizzati come esempio, ma può consultare una struttura già predisposta per l’attività sanzionatoria.

Particolare attenzione viene riservata anche all’evoluzione delle disposizioni. Le norme possono infatti cambiare nel tempo e una modifica non dovrebbe cancellare la situazione precedente. Il sistema mantiene lo storico delle versioni e consente di contestualizzare la disciplina rispetto alla data dell’accertamento, riducendo il rischio di applicare a un fatto una disposizione introdotta o modificata successivamente.

• articoli derivanti da regolamenti comunali e ordinanze;
• descrizioni sintetiche ed estese delle violazioni;
• riferimenti normativi e disposizioni collegate;
• importi e parametri economici della sanzione;
• eventuali riduzioni, maggiorazioni e sanzioni accessorie;
• note operative destinate agli agenti;
• periodi di validità delle disposizioni;
• versioni storiche degli articoli modificati;
• ricerca degli articoli per numero, descrizione o stato;
• utilizzo degli articoli nella predisposizione di preavvisi e verbali;
• documenti e informazioni utilizzati come base per l’attività dell’operatore;
• supporto dell’Intelligenza Artificiale nella lettura, classificazione e trattamento delle informazioni.

L’Intelligenza Artificiale come supporto all’agente

L’Intelligenza Artificiale può rendere più immediato l’utilizzo di questo patrimonio informativo, soprattutto quando il Comando deve lavorare su regolamenti estesi, ordinanze e documentazione che contiene numerose disposizioni.

La componente AI è progettata per acquisire documenti provenienti da fonti differenti, eseguire OCR sui contenuti scansionati, riconoscere la tipologia del documento ed estrarre automaticamente informazioni, metadati, campi chiave, riferimenti normativi ed entità rilevanti. I dati ottenuti possono quindi essere normalizzati e utilizzati all’interno di workflow e pratiche gestite dal sistema.

Applicata al lavoro della Polizia Locale, questa impostazione permette di ridurre una parte dell’attività manuale necessaria per trasformare la normativa locale in informazioni effettivamente utilizzabili durante un accertamento. Regolamenti, ordinanze e documentazione operativa possono diventare una base strutturata sulla quale costruire gli articoli Extra CDS e i successivi processi di verbalizzazione.

Durante la predisposizione dell’atto, il sistema può inoltre utilizzare le informazioni già disponibili per guidare l’operatore, controllare la completezza dei dati ed evidenziare eventuali incongruenze. Nei sistemi sanzionatori l’automazione è infatti utilizzata anche per predisporre proposte di verbale a partire dai dati già validati e per effettuare controlli sulla coerenza delle informazioni prima che il procedimento prosegua.

Il controllo rimane sempre in capo all’agente. L’AI supporta la ricerca, l’analisi e la predisposizione delle informazioni, mentre la valutazione della condotta accertata e la validazione dell’atto continuano a essere responsabilità dell’operatore.

Dal controllo effettuato dall’agente al verbale

Il valore della soluzione emerge soprattutto quando la banca dati normativa viene collegata direttamente al processo di verbalizzazione.

Durante il controllo l’agente può individuare la disposizione applicabile attraverso gli strumenti di ricerca, consultare descrizione, riferimenti e parametri della sanzione e utilizzare l’articolo selezionato per predisporre il relativo atto. Gli articoli Extra CDS sono infatti integrati negli stessi flussi utilizzati per preavvisi e verbali e vengono trattati secondo la medesima logica degli articoli nazionali.

Questo permette di evitare che la normativa locale venga gestita come un semplice archivio di testi separato dall’attività dell’agente. Il regolamento diventa invece parte del processo operativo: la disposizione selezionata alimenta il verbale, i parametri configurati vengono utilizzati nella determinazione della sanzione e l’atto prodotto rimane collegato alla relativa pratica.

Quando previsto dalle regole configurate, anche la determinazione degli importi può essere automatizzata. Il sistema utilizza i parametri associati all’articolo per calcolare l’importo dovuto e riportarlo nei documenti generati, riducendo gli inserimenti manuali e rendendo più uniforme l’applicazione delle disposizioni da parte degli operatori.

Lo stesso meccanismo diventa particolarmente utile quando il Comando opera su più Comuni, ciascuno con regolamenti e ordinanze differenti. Le configurazioni locali consentono di mantenere separate le disposizioni applicabili ai diversi territori pur utilizzando lo stesso ambiente operativo.

Più uniformità nella gestione delle violazioni Extra CDS

Una banca dati strutturata riduce la dipendenza dall’esperienza individuale del singolo agente e permette al Comando di definire in modo centralizzato come devono essere trattate le diverse fattispecie. Note operative, descrizioni, importi e riferimenti normativi diventano disponibili a tutti gli operatori autorizzati e possono essere aggiornati quando cambia la disciplina applicabile.

Questo è particolarmente importante per le violazioni che vengono accertate meno frequentemente. L’agente esperto della materia può contribuire alla definizione delle informazioni e delle regole operative, che successivamente diventano patrimonio del Comando e possono essere utilizzate anche dagli altri colleghi durante il servizio.

Il sistema applica inoltre controlli sulla qualità dei dati configurati. Gli articoli già utilizzati nei procedimenti non vengono semplicemente eliminati, le modifiche devono essere gestite in modo coerente e vengono segnalate eventuali incongruenze tra versioni o parametri non correttamente allineati.

L’Intelligenza Artificiale rafforza questo modello senza sostituire l’operatore: può aiutare a leggere e classificare la documentazione, estrarre le informazioni utili, supportare la compilazione e segnalare elementi che richiedono attenzione. L’agente conserva la responsabilità sulla corretta qualificazione del fatto e sulla validazione dell’atto, mentre il sistema riduce il lavoro necessario per arrivare alla decisione con tutte le informazioni disponibili.

Il risultato è una gestione degli atti Extra CDS maggiormente integrata nel lavoro quotidiano della Polizia Locale: regolamenti e ordinanze diventano una base operativa consultabile, gli articoli vengono collegati direttamente alla verbalizzazione e l’AI supporta le attività di analisi e predisposizione, rendendo più semplice applicare in modo uniforme anche quelle disposizioni che gli agenti incontrano meno frequentemente.