Rendere più semplice l’accesso alle informazioni del Comando
Una parte importante delle richieste che arrivano ogni giorno alla Polizia Locale riguarda informazioni già disponibili, ma non sempre facili da trovare. Il cittadino vuole sapere come pagare una sanzione, quali documenti servono per una pratica, dove presentare una richiesta, quali sono gli orari dell’ufficio o quale procedura seguire per un determinato servizio.
Il problema è che il cittadino spesso non conosce l’organizzazione interna del Comune e non sa quale ufficio sia competente. Può quindi chiamare il centralino, scrivere una mail generica o presentarsi direttamente allo sportello anche quando avrebbe bisogno soltanto di un’informazione già presente sul sito o in una FAQ.
Un assistente conversazionale basato su Intelligenza Artificiale permette di semplificare questo passaggio. L’utente può formulare direttamente la propria domanda in linguaggio naturale e ricevere una risposta costruita a partire dai contenuti selezionati dall’Ente. La piattaforma K-AI è progettata proprio per accompagnare cittadini e utenti nella ricerca di informazioni, nella navigazione dei servizi e nell’avvio delle pratiche online.
Una base informativa costruita sui servizi reali della Polizia Locale
L’assistente non deve essere alimentato con contenuti generici, ma con una base informativa definita insieme al Comando. L’obiettivo è fare in modo che le risposte riguardino esattamente i servizi, le procedure e le regole adottate dal Comune.
Il back office permette di mantenere aggiornata questa base informativa e di modificare i contenuti nel tempo, così che l’assistente possa riflettere le evoluzioni dei servizi e delle procedure comunali.
- informazioni sui verbali e sulle sanzioni;
- modalità di pagamento;
- FAQ dell’Ufficio Verbali;
- orari e contatti del Comando;
- informazioni su sosta e autorizzazioni;
- procedure per appuntamenti e accesso agli uffici;
- regolamenti comunali;
- informazioni su mercati, fiere e manifestazioni;
- modulistica;
- istruzioni operative per cittadini e imprese;
- servizi digitali già disponibili sul sito del Comune;
- contenuti relativi a pratiche e procedimenti amministrativi;
- collegamenti ai servizi online dell’Ente.
Risposte disponibili anche fuori dall’orario di apertura
Uno dei vantaggi più immediati è la possibilità di offrire un primo livello informativo anche quando gli uffici sono chiusi. Il cittadino può porre la propria domanda la sera, durante il fine settimana o in qualsiasi momento in cui non sia possibile contattare direttamente il Comando.
I materiali tecnici prevedono infatti un servizio disponibile 24/7 e pensato per accompagnare l’utente nella ricerca delle informazioni e nella navigazione dei servizi dell’Ente. Questo riduce la dipendenza dal contatto telefonico per tutte quelle richieste che possono essere risolte attraverso una risposta informativa standard.
L’assistente non sostituisce però l’operatore quando la richiesta richiede una valutazione. Se il cittadino chiede informazioni relative a una posizione personale, presenta un caso particolare o necessita di un’attività amministrativa specifica, il sistema deve indirizzarlo al canale corretto.
Dalla domanda al servizio digitale corretto
Un assistente efficace non dovrebbe limitarsi a rispondere con una frase. Quando esiste un servizio online, può accompagnare il cittadino verso il punto corretto del sito e spiegare cosa deve fare per completare l’operazione. La piattaforma è pensata anche per guidare l’utente nell’avvio delle pratiche online e nella navigazione dei servizi disponibili.
Se, ad esempio, una persona chiede come ottenere un’autorizzazione alla sosta, l’assistente può fornire le indicazioni preliminari e indirizzarla verso il servizio digitale attraverso cui presentare la domanda. Se chiede come pagare una sanzione, può spiegare il percorso corretto e portarla al relativo servizio.
Questo approccio riduce il numero di utenti che arrivano su una pagina senza sapere cosa fare e trasforma il chatbot in un vero punto di orientamento ai servizi del Comune.
Supporto agli operatori, richieste ripetitive e reportistica
Lo stesso modello può essere utilizzato anche dal personale del Comando. Gli agenti e gli operatori amministrativi consultano quotidianamente regolamenti, procedure, istruzioni interne e documenti distribuiti tra fonti differenti. Un assistente configurato su una base documentale interna può diventare uno strumento di ricerca più immediato.
L’operatore può porre una domanda in linguaggio naturale e recuperare più rapidamente l’informazione contenuta nella documentazione messa a disposizione dal Comando. Il sistema non sostituisce la responsabilità dell’operatore, ma facilita l’accesso alle informazioni già approvate dall’Ente.
Se una parte delle richieste ripetitive viene gestita automaticamente, gli operatori possono dedicare più tempo alle attività che richiedono una valutazione amministrativa o un rapporto diretto con il cittadino. Un cittadino che arriva allo sportello dopo avere già ricevuto le informazioni di base può inoltre presentarsi con la documentazione corretta e una migliore comprensione del procedimento.
Le domande rivolte all’assistente possono diventare anche una fonte utile per migliorare la comunicazione dell’Ente. Se molti cittadini chiedono la stessa cosa, può significare che quella informazione è particolarmente importante o che non è sufficientemente chiara sul sito. La reportistica prevista dalla piattaforma permette di analizzare l’utilizzo del servizio e di individuare gli argomenti più ricorrenti, migliorando FAQ, pagine informative e servizi digitali.
