Analisi del portale e dei bisogni informativi

La prima fase ricostruisce il patrimonio esistente: pagine, documenti, servizi, notizie, eventi, moduli e collegamenti esterni. I contenuti vengono valutati per utilità, aggiornamento, duplicazioni e responsabilità. Parallelamente vengono raccolte le domande più frequenti, le ricerche interne, le richieste agli sportelli e le indicazioni degli uffici, per comprendere dove gli utenti incontrano difficoltà.

L'analisi produce una mappa delle informazioni e dei servizi, non un semplice elenco di pagine da trasferire. Ogni elemento viene associato al pubblico, al bisogno che soddisfa, all'ufficio responsabile e alla frequenza di revisione. I contenuti obsoleti vengono separati da quelli da aggiornare; quelli ridondanti vengono ricondotti a una fonte canonica, riducendo il rischio che versioni diverse restino pubblicate contemporaneamente.

• inventario di pagine, documenti, moduli e servizi;
• analisi delle ricerche e delle richieste ricorrenti;
• mappa di pubblici, bisogni e uffici responsabili;
• decisioni su conservazione, riscrittura, unificazione o rimozione.

Architettura, modelli e scrittura dei contenuti

Menu, tassonomie e pagine vengono progettati per consentire più percorsi: navigazione per argomento, ricerca diretta, accesso da motori esterni e collegamento dalle comunicazioni dell'ente. Le schede servizio seguono modelli coerenti che rendono immediatamente visibili destinatari, requisiti, documenti, costi, tempi, modalità di accesso e contatti. Gli stessi modelli aiutano gli uffici a produrre aggiornamenti completi e confrontabili.

La scrittura utilizza un linguaggio comprensibile senza perdere precisione amministrativa. Titoli, sintesi e istruzioni vengono rivisti per eliminare riferimenti impliciti e passaggi conosciuti soltanto dagli addetti ai lavori. Le informazioni normative o tecniche restano disponibili nel contesto appropriato, mentre il percorso principale accompagna l'utente verso l'azione da compiere.

• struttura di navigazione e tassonomie;
• modelli per servizi, avvisi, eventi e documenti;
• linee guida di scrittura e metadati;
• collegamenti tra informazioni, servizi e canali di accesso.

Configurazione, migrazione e controllo qualità

Il CMS viene configurato con ruoli, permessi, flussi di pubblicazione e componenti coerenti con il modello editoriale. La migrazione non avviene come copia indiscriminata: i contenuti vengono trasformati nei nuovi modelli, collegati alle tassonomie e verificati prima della pubblicazione. Documenti, immagini e link sono controllati per evitare materiali mancanti o riferimenti non più validi.

La qualità viene verificata su campioni e poi sull'intero insieme migrato. Sono controllati titoli, gerarchie, accessibilità dei contenuti, collegamenti, metadati e visualizzazione sui dispositivi principali. Gli uffici partecipano alla validazione delle informazioni di propria competenza, così il nuovo portale nasce con fonti e responsabilità riconosciute, non con contenuti trasferiti senza conferma.

• configurazione di ruoli e flussi redazionali;
• migrazione nei modelli approvati;
• controllo di link, documenti, immagini e metadati;
• validazione dei contenuti con gli uffici responsabili.

Servizi online e integrazione con il back office

Quando il portale consente di avviare un servizio, vengono progettati anche i passaggi successivi. Autenticazione, compilazione, allegati, pagamenti, prenotazioni e comunicazioni devono condurre la richiesta nel sistema corretto e fornire un riscontro comprensibile. Il sito presenta il servizio, ma la qualità dipende dalla continuità con il processo interno che lo prende in carico.

Prodigys definisce insieme all'ente le integrazioni necessarie e i comportamenti in caso di errore. Le informazioni scambiate, gli stati, le notifiche e i referenti vengono documentati. Il progetto evita di aggiungere collegamenti tecnici non governati e privilegia integrazioni che riducono ricopiature, richieste ripetitive e perdita di contesto tra front office e back office.

• accesso con identità digitale quando previsto;
• prenotazioni, pagamenti e invio di documenti;
• collegamento con workflow, protocollo e archivi;
• riscontri e stati leggibili per utenti e operatori.

Formazione e governo editoriale dopo il rilascio

Amministratori e redattori vengono formati sui compiti effettivi: creare una pagina, aggiornare una scheda servizio, gestire un avviso urgente, verificare un contenuto in scadenza e correggere un errore. Le sessioni usano casi dell'ente e producono materiali operativi coerenti con la configurazione reale, evitando manuali generici difficili da applicare.

Dopo il rilascio vengono definite revisioni periodiche, indicatori e canali di supporto. Ricerche senza risultato, pagine molto consultate, link interrotti e richieste ricorrenti agli uffici diventano segnali per migliorare contenuti e servizi. Il portale resta così una responsabilità organizzata e un progetto evolutivo, non un prodotto che invecchia dal giorno della pubblicazione.

La governance comprende anche la gestione delle assenze e dei cambi di ruolo. Più redattori possono condividere modelli e responsabilità, mentre l'ente mantiene un presidio centrale su struttura, qualità e priorità. Questo riduce i colli di bottiglia senza rinunciare alla coerenza istituzionale.

Il supporto evolutivo raccoglie richieste e anomalie in un unico backlog. Prima di modificare il portale viene verificato se il problema dipende dal contenuto, dalla navigazione, dal processo o da un'integrazione, così ogni intervento affronta la causa corretta e rimane documentato.