RENTRI è la soluzione integrata con K-Archive per organizzare registri, formulari, xFIR, lotti e documentazione collegata ai processi RENTRI, mantenendo tracciabili acquisizione, lavorazione e preparazione alla conservazione digitale.
RENTRI organizza in un unico ambiente registri, formulari, documenti e informazioni collegate alle attività di tracciabilità, riducendo la frammentazione tra file, lotti e passaggi manuali.
L'integrazione con K-Archive permette di inserire questi contenuti in un processo documentale strutturato, mantenendo disponibili metadati, stati, storico e documentazione necessaria alle successive attività di consultazione e conservazione.
Un flusso documentale più ordinato, verificabile e ricostruibile nel tempo.
La piattaforma permette di organizzare registri, formulari e documentazione associata, mantenendo collegati dati, stati e informazioni necessarie al processo operativo.
I documenti possono essere organizzati in lotti per accompagnare le fasi di controllo e preparazione dei pacchetti destinati ai processi di conservazione.
Reminder, notifiche, stati e strumenti di consultazione aiutano gli operatori a individuare attività periodiche, documenti da verificare e passaggi ancora da completare.
Registri, formulari e xFIR entrano in un flusso collegato a K-Archive, dal reperimento dei documenti alla preparazione del lotto.
Imposta i parametri previsti e seleziona il sito RENTRI configurato per il flusso.
Importa il registro, cerca e acquisisci gli xFIR dal sito configurato o carica la documentazione disponibile.
Collega i documenti ai relativi lotti e mantieni ordinati metadati e stati.
Controlla documenti, attività periodiche, anomalie ed eventuali elementi ancora da completare.
Predisponi lotto e documentazione per le successive attività di conservazione.
Ogni passaggio rimane collegato al documento e allo stato del relativo flusso operativo.
Il modulo centralizza registri, formulari e documenti correlati, rendendo più semplice controllare lo stato delle lavorazioni e ritrovare le informazioni associate a uno specifico lotto o flusso.
I documenti raccolti vengono organizzati in lotti, mantenendo disponibili le informazioni necessarie per preparare e verificare il pacchetto destinato al processo di conservazione.
Reminder e notifiche configurabili aiutano gli operatori a presidiare le attività periodiche e a individuare con maggiore rapidità ciò che richiede attenzione.
RENTRI è integrato con K-Archive e utilizza lo stesso ecosistema documentale per organizzare contenuti, metadati, lotti e documentazione destinata alla conservazione.
Il flusso utilizza i parametri del modulo e il sito RENTRI configurato; le attività collegate sono disponibili quando le impostazioni richieste sono complete.
Documenti, acquisizioni e lavorazioni mantengono uno stato verificabile, aiutando l'operatore a distinguere attività concluse, errori e operazioni ancora da completare.
Il dettaglio operativo di RENTRI, in relazione a registri, xFIR, lotti e documentazione collegata.
Il flusso utilizza i parametri del modulo e il sito RENTRI configurato. Le funzioni che dipendono da un servizio o da un sito diventano disponibili solo quando la configurazione necessaria è completa.
Il modulo organizza il Registro RENTRI e lo collega ai lotti e alla documentazione associata. Stato e consultazione seguono il flusso configurato nell'ambiente.
Il Registro RENTRI può essere importato in formato XML per gestire i dati collegati al lotto. Il testo descrive la funzione senza attribuire al tracciato interpretazioni normative.
Quando il servizio è configurato, gli operatori possono cercare gli xFIR sul sito RENTRI, selezionare quelli da acquisire e verificarne la presenza e lo stato. Sincronizzazione e acquisizione vanno considerate concluse solo dopo aver controllato il relativo esito.
È documentato il caricamento manuale dei file xFIR previsti dal processo, in alternativa o a integrazione dell'acquisizione dal sito configurato. Il caricamento manuale non viene confuso con la sincronizzazione.
I documenti acquisiti sono consultabili con le informazioni disponibili, l'origine e il collegamento al lotto o al flusso di riferimento.
Il lotto raccoglie i documenti previsti dal processo e ne rende consultabili i dati identificativi e lo stato di avanzamento.
Il flusso collega documenti e lotto durante la preparazione del pacchetto per le attività successive di conservazione. La pagina non presenta il pacchetto come prova automatica di conservazione o di conformità.
Le acquisizioni dal sito RENTRI configurato possono produrre documenti, errori o esiti parziali. L'operatore verifica lo stato dell'operazione e gli elementi acquisiti prima di proseguire.
I reminder configurabili possono includere descrizione, risorse collegate, data di avvio, periodicità e condizioni di chiusura o numero massimo di occorrenze, secondo i campi disponibili nell'installazione.
Gli avvisi possono essere recapitati nell'applicazione o via e-mail secondo le impostazioni disponibili. La pagina non attribuisce notifiche automatiche a eventi che non siano configurati.
Il modulo mette in relazione registri, xFIR, lotti e documenti acquisiti, rendendoli consultabili nel contesto del flusso e delle autorizzazioni assegnate.
Stati e avanzamento aiutano a distinguere attività concluse, errori e passaggi da completare. Un'operazione avviata non viene descritta come sicuramente riuscita senza verifica dell'esito.
RENTRI utilizza l'ecosistema documentale di K-Archive per collegare documenti, metadati, lotti e flussi di conservazione. Le funzioni archivistiche sono richiamate solo nella misura in cui partecipano al processo RENTRI.
Scopri come RENTRI può aiutare il tuo ente a organizzare registri, xFIR, lotti e documentazione collegata, integrando il processo con K-Archive e mantenendo più ordinata e tracciabile la preparazione alla conservazione digitale.
