La piattaforma per la valorizzazione archivistica
K-ARCHiVE digitalizza, organizza e conserva documenti e archivi in un ambiente cloud-native conforme alla normativa. è ideale per chi cerca un software di gestione documentale per Comuni e una soluzione per la dematerializzazione degli archivi cartacei, con valore legale, OCR, conservazione digitale a norma e cloud qualificato ACN.K-ARCHiVE è la soluzione completa per la gestione, la digitalizzazione e la valorizzazione degli archivi pubblici e aziendali. Basata su standard internazionali e progettata per garantire interoperabilità, accompagna enti e imprese in ogni fase: dalla digitalizzazione dei documenti cartacei alla loro archiviazione digitale, fino alla consultazione e alla conservazione nel tempo con criteri più rigorosi di ordine, accessibilità e tutela del patrimonio informativo.
La piattaforma aiuta a trasformare archivi dispersi e documenti isolati in un patrimonio informativo ordinato, consultabile e governabile. Non si limita a custodire file: costruisce un contesto in cui i documenti possono essere classificati, ricercati, collegati ai processi e mantenuti accessibili nel tempo con regole chiare.
Caratteristiche principali
Le funzionalità di K-ARCHiVE accompagnano il passaggio dal cartaceo al digitale con processi chiari, consultazione centralizzata e strumenti di conservazione conformi. Questo approccio è utile sia per gli enti che devono governare grandi volumi documentali, sia per chi vuole migliorare qualità della ricerca, controllo degli accessi e continuità operativa tra uffici diversi.
- Digitalizzazione sicura dei documenti cartacei, con dematerializzazione certificata secondo la normativa vigente.
- Firma digitale integrata, conforme al regolamento eIDAS e alle specifiche AgID, con valore legale in tutta l’UE.
- Conservazione digitale a norma, erogata da Prodigys iscritta nel Marketplace AgID, per assicurare integrità, reperibilità e validità legale nel tempo.
- Integrazione con l’area personale di cittadini e utenti, per l’accesso diretto ai propri documenti digitali.
- Protocollazione e archiviazione intelligente, con categorizzazione automatica per una ricerca rapida e mirata.
Il processo di archiviazione
Ogni documento può essere arricchito con metadati, firme e annotazioni, mentre il sistema gestisce registri, atti, fatture, verbali e altri archivi tipici della PA e dell'impresa. Il sistema può governare registri e libri contabili, documenti fiscali, fatture elettroniche, delibere, atti, verbali, fascicoli amministrativi, PEC e comunicazioni protocollate o non protocollate, costruendo un archivio dinamico e integrabile con i flussi documentali dell'organizzazione.
In questo modo la gestione documentale diventa parte dei processi e non un deposito separato: i documenti sono più facili da reperire, contestualizzare e utilizzare quando servono davvero.
Automatismi e intelligenza documentale
L'OCR avanzato consente di leggere e interpretare i contenuti dei documenti, riducendo tempi di classificazione e migliorando la ricerca interna. Questo rende più semplice valorizzare archivi storici, pratiche correnti e documentazione amministrativa senza dipendere esclusivamente da titoli file o ordinamenti manuali.
Il sistema supporta una categorizzazione più intelligente dei file, migliora l'accuratezza del riconoscimento e aiuta a ridurre il carico operativo legato all'inserimento e all'organizzazione dei documenti. La piattaforma, fornita in modalità SaaS e qualificata ACN, è progettata per cooperare con strumenti terzi già in uso presso gli enti.
Modulo RENTRI
K-ARCHiVE integra un modulo dedicato alla gestione documentale collegata al RENTRI, con un flusso guidato in quattro fasi: creazione del lotto, importazione del Registro RENTRI in formato XML, acquisizione degli xFIR e creazione del pacchetto completo per la conservazione.
Gli xFIR possono essere ricercati sul sito RENTRI configurato selezionando l'intervallo temporale e i formulari da acquisire, oppure caricati manualmente in formato .xfir. Il sistema mantiene insieme i documenti del lotto e le principali informazioni utili alla consultazione.
Il modulo supporta anche reminder e notifiche per presidiare attività periodiche e scadenze: è possibile configurare destinatari, risorse collegate, data di avvio, periodicità, conclusione o numero massimo di occorrenze, con avvisi nell'applicazione o tramite e-mail.
Prodotti collegati
RENTRI
La soluzione per gestire documenti, registri e formulari RENTRI e prepararli alla conservazione digitale.
Registro Digitale del Messo
Software per registro del messo comunale e notifiche, con protocollo, SEND, ANPR, firma digitale e cloud qualificato ACN.
Servizi collegati
Gestione documentale collegata a K-ERP
Un servizio per trasformare archivi dispersi in informazioni ordinate, ricercabili e collegate a clienti, fornitori, commesse e processi K-ERP.
Digitalizzazione documentale e archivi
Trasformiamo documenti e archivi cartacei in patrimonio digitale ordinato, ricercabile e pronto per K-ARCHiVE.
Soluzioni correlate
Gestione documentale, archivi e conservazione digitale
Trasforma documenti e archivi in risorse digitali organizzate, ricercabili e sicure.
Approfondimenti
K-Archive integra RENTRI: gestione di registri, xFIR, conservazione e scadenze in un unico flusso
K-ARCHiVE integra un modulo RENTRI che guida l'organizzazione dalla creazione del lotto all'acquisizione di registri e xFIR, fino al pacchetto per la conservazione e alla gestione delle scadenze.