La piattaforma è interamente web-based e cloud e permette di conservare, organizzare, condividere e valorizzare i patrimoni archivistici.
La conservazione
Realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa.
Il servizio di Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.
La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno).Attivando un processo di Conservazione Digitale, gli archivi possono essere creati utilizzando i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale.
Il processo
La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico e consente di allegare ulteriori annotazioni, firme e metadati, come:
- Registri e Libri (Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili);
- Documenti Fiscali (Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi);
- Dichiarazioni e Atti (Delibere, Determinazioni, Verbali); Pratiche e Fascicoli (SUAP, SUE);
- Comunicazioni (PEC, e-mail, circolari, informative);
- Documentazione generica (protocollata o meno).
Gli automatismi
Il sistema di OCR permette di leggere i testi dei documenti in qualsiasi formato essi siano e di categorizzare, in base al contenuto, automaticamente i documenti.
In base ai dati presenti nei documenti vengono categorizzati automaticamente i vari file, in modo da rendere il processo di inserimento più rapido.
Il sistema di riconoscimento dei testi viene costantemente aggiornato in modo da permettere una migliore e precisa comprensione dei contenuti.