Cosa fa per il comando
Conservazione a norma
Gestisce la conservazione a norma di verbali CdS ed extra CdS, relate, notifiche, PEC, documenti firmati, atti amministrativi e altra documentazione prodotta dal Comando, mantenendo il collegamento con il relativo procedimento, indipendentemente dal gestionale utilizzato.
Ricerca avanzata dei documenti
Consente di ricercare rapidamente atti e pratiche attraverso filtri avanzati e informazioni associate ai documenti. L’intelligenza artificiale permette inoltre di individuare contenuti specifici all’interno di testi e allegati, anche manoscritti, riducendo la necessità di consultare manualmente cartelle e archivi diversi.
Integra i sistemi in uso e crea un fascicolo unico
Acquisisce documenti e informazioni dai diversi applicativi utilizzati dal Comando, compresi i dati storici, e li organizza in un unico fascicolo digitale, semplificando la consultazione e la ricostruzione completa della pratica.
PEC e comunicazioni digitali
Consente di conservare le comunicazioni PEC e mantenerle collegate alla relativa pratica, rendendo più semplice recuperare la corrispondenza associata all’atto.
Mantiene uno storico stabile nel tempo
La documentazione conservata resta disponibile e ricercabile anche se il Comando cambia applicativo gestionale.
Fascicoli e metadati strutturati
Organizza documenti e informazioni descrittive in fascicoli coerenti, completi e sempre aggiornati, facilitandone classificazione, gestione e consultazione.
Perchè usarla
- Riduce i tempi di ricerca e di risposta
- Mantiene ordinata e ricostruibile la documentazione del procedimento
- Evita archivi digitali e fisici separati e ricerche manuali
- Mantiene il contesto e le relazioni tra documenti e pratiche anche storiche
- Garantisce accessi controllati e tracciabilità delle operazioni
Come può essere utilizzata
La soluzione può essere utilizzata per conservare a norma e consultare la documentazione dei principali procedimenti della Polizia Locale: verbali e fascicoli sanzionatori, notifiche e relate, PEC, ricorsi, sinistri, pratiche extra CdS e altri atti amministrativi.
Gli operatori possono recuperare rapidamente una pratica anche a distanza di anni, utilizzando dati e metadati associati ai documenti. Questo facilita l’accesso agli atti, la verifica di procedimenti conclusi, la gestione dei ricorsi e la ricostruzione della documentazione in caso di contenzioso.
L’archivio diventa parte del procedimento: non solo documenti conservati, ma un fascicolo completo che ne mantiene nel tempo contesto, relazioni e sequenza.