Prodigys offre un servizio completo di digitalizzazione documentale e degli archivi: eseguiamo direttamente le scansioni, organizziamo i documenti e li predisponiamo per la gestione digitale con K-ARCHiVE.
La scansione è solo il primo passaggio. Il valore nasce quando ogni documento viene associato al contesto corretto, arricchito con le informazioni necessarie, reso ricercabile e inserito in un archivio che gli uffici possono utilizzare ogni giorno.
Censimento e piano di intervento
Archivi fisici e digitali vengono censiti per serie, periodo, volume, formati, stato, utilizzo e responsabilità. Si osservano locali, contenitori, cartelle, supporti e applicazioni, distinguendo documenti correnti, storici, duplicati e materiali che richiedono approfondimento.
Le priorità considerano rischio, frequenza di consultazione, valore operativo e dipendenze dai processi. Il piano definisce lotti, risorse, standard, controlli e gestione degli originali. Campioni rappresentativi permettono di stimare qualità e complessità prima della produzione.
- inventario e consistenza;
- tipologie e responsabilità;
- priorità e lotti;
- campioni e criteri di accettazione.
Preparazione, scansione e OCR
Il materiale viene preparato, ordinato e associato ai riferimenti necessari. Risoluzione, colore, formati e denominazione vengono calibrati sulla tipologia. L'OCR rende ricercabile il contenuto, ma qualità e layout richiedono controlli.
Pagine mancanti, immagini illeggibili, documenti mischiati e duplicati alimentano code di verifica. Le correzioni sono registrate e i lotti non vengono accettati sulla sola quantità. Gli originali seguono procedure concordate durante e dopo la lavorazione.
- preparazione e ordinamento;
- standard di acquisizione;
- OCR e indicizzazione;
- controllo qualità e anomalie.
Metadati, fascicoli e migrazione
Classi, metadati e relazioni vengono progettati sulle ricerche e sui processi. I campi hanno fonti e regole; vocabolari riducono varianti. Fascicoli collegano documenti a soggetti, pratiche, commesse o procedimenti.
Importazioni in K-ARCHiVE vengono provate su campioni. Conteggi, date, formati e relazioni sono riconciliati. Scarti e documenti non classificabili hanno un percorso. La transizione chiarisce quale archivio è autorevole.
- tassonomia e metadati;
- fascicoli e collegamenti;
- importazione e riconciliazione;
- gestione degli scarti.
Accesso, conservazione e continuità
Ruoli e autorizzazioni seguono tipologie e compiti. Ricerca, esportazione e storico vengono provati con utenti. L'archivio operativo viene distinto dalla conservazione e le regole di versamento hanno responsabili ed esiti controllati.
Backup, recupero e disponibilità vengono verificati. La consegna include lotti, verbali, anomalie residue, modello documentale e procedure. Revisioni periodiche campionano reperibilità e qualità, impedendo che il nuovo archivio torni a frammentarsi.
- profili e ricerca;
- conservazione ed esiti;
- backup e recupero;
- consegna e revisioni.
Consegna e verifica del servizio
La consegna documenta lotti lavorati, consistenza, standard, controlli, anomalie residue, metadati, fascicoli, importazioni e gestione degli originali. Campioni vengono ricercati partendo da domande operative e confrontati con fonti e verbali. Pagine mancanti, OCR insufficiente, classificazioni ambigue e documenti duplicati hanno proprietari e decisioni. Le quantità vengono riconciliate per lotto, ma il completamento considera anche leggibilità, reperibilità e corrette relazioni.
Ruoli e autorizzazioni vengono provati con utenti differenti. Esportazione, recupero e disponibilità sono verificati. Se è prevista conservazione, versamenti ed esiti alimentano code e procedure. Backup e ripristino vengono testati su campioni. Il modello documentale, le convenzioni e le regole di acquisizione vengono consegnati ai referenti che dovranno mantenere l'archivio.
Un riesame successivo controlla nuove acquisizioni, metadati mancanti, ricerche senza risultato e documenti rimasti fuori processo. Le evidenze aggiornano formazione e configurazione. Prima di aprire un nuovo lotto si verifica che qualità, risorse e capacità di controllo siano disponibili, evitando che la velocità di scansione produca un patrimonio digitale difficile da usare o conservare.
Cosa comprende il servizio
Il progetto viene definito in base alla tipologia dei documenti, alla struttura dell'archivio e agli obiettivi dell'organizzazione.
- Analisi dell'archivio, dei volumi, delle serie documentali e dei criteri di classificazione.
- Preparazione dei documenti e scansione professionale dei fascicoli, registri e atti.
- OCR per rendere il contenuto testuale ricercabile, dove la qualità dell'originale lo consente.
- Organizzazione dei file, dei fascicoli e dei metadati necessari alla consultazione.
Dalla carta a K-ARCHiVE
Il materiale acquisito non viene lasciato in cartelle isolate. Viene predisposto per entrare in K-ARCHiVE, dove può essere classificato, ricercato, collegato a pratiche e procedimenti e gestito secondo i ruoli dell'organizzazione.
- Meno tempo perso nella ricerca dei documenti.
- Archivi più ordinati e informazioni più facilmente reperibili.
- Documenti collegati ai processi, ai fascicoli e alle responsabilità.
- Una base digitale pronta per la gestione documentale e la conservazione.
La digitalizzazione diventa così l'avvio di una gestione documentale ordinata. Definiamo una cadenza di controllo per nuovi fascicoli, scarti, permessi, versamenti e richieste di recupero; verifichiamo che le regole restino applicabili quando cambiano persone, uffici o tipologie documentali. Le eccezioni vengono registrate e trasformate in indicazioni operative, evitando che fuori dal progetto iniziale si ricreino cartelle parallele, denominazioni incoerenti o archivi non ricercabili. Il risultato è un patrimonio digitale che continua a essere comprensibile, accessibile alle persone autorizzate e sostenibile nel tempo.
La chiusura del progetto include un verbale di consistenza e una guida operativa per le attività che continuano dopo l'importazione. I referenti imparano a riconoscere un documento non conforme, correggere un metadato, gestire un duplicato e indirizzare un'eccezione senza perdere la tracciabilità. Per ogni archivio vengono chiariti tempi, responsabilità, vincoli di accesso e rapporto con gli originali cartacei. La documentazione separa ciò che è stato completato dalle bonifiche ancora necessarie e indica come misurare progressivamente qualità, reperibilità e uso effettivo del patrimonio digitalizzato.
