Gestione documentale, archivi e conservazione digitale per la PA
Trasforma documenti e archivi in risorse digitali organizzate, ricercabili e sicure. K-ARCHiVE supporta enti pubblici e organizzazioni nella digitalizzazione, gestione, archiviazione e conservazione digitale dei documenti, migliorando reperibilità, continuità operativa e controllo dei processi documentali.
Il problema degli archivi non digitalizzati
Molti enti conservano ancora grandi quantità di documenti cartacei, fascicoli, pratiche, delibere, atti, registri, PEC, comunicazioni e documenti amministrativi in archivi difficili da consultare.
La ricerca manuale richiede tempo, aumenta il rischio di errore e rende complesso ricostruire il percorso di un procedimento. Inoltre, quando i documenti non sono collegati ai processi digitali dell'ente, gli uffici devono duplicare informazioni, spostare file tra sistemi diversi e gestire attività ripetitive.
La gestione documentale digitale consente di superare questa frammentazione, creando un archivio ordinato, consultabile e collegato ai flussi operativi.
Documenti gestibili
K-ARCHiVE può supportare la gestione di:
- delibere, determine, atti e verbali;
- fascicoli amministrativi;
- documentazione SUAP e SUE;
- registri e libri contabili;
- documenti fiscali e fatture elettroniche;
- PEC e comunicazioni;
- pratiche protocollate e non protocollate;
- archivi storici e documentali;
- documenti collegati a cittadini, imprese o procedimenti.
Benefici per l'ente
Una gestione documentale digitale consente di:
- ridurre i tempi di ricerca dei documenti;
- migliorare ordine e reperibilità delle informazioni;
- diminuire attività manuali e duplicazioni;
- collegare documenti, pratiche e workflow;
- aumentare tracciabilità e controllo;
- supportare conservazione e validità nel tempo;
- migliorare la continuità operativa degli uffici;
- valorizzare archivi pubblici e patrimonio documentale.
Dalla scansione al processo digitale
Digitalizzare un archivio non significa soltanto trasformare carta in file. Il vero valore nasce quando il documento viene riconosciuto, classificato, collegato a un procedimento, reso ricercabile e conservato correttamente.
K-ARCHiVE permette di costruire un percorso documentale più completo, che parte dalla dematerializzazione e arriva all'integrazione con gli altri sistemi dell'ente.
Funzionalità principali
Le funzioni principali spostano documenti e archivi in un contesto governabile.
- Digitalizzazione dei documenti cartacei I documenti possono essere acquisiti, classificati e organizzati in formato digitale, riducendo la dipendenza dagli archivi fisici e migliorando la disponibilità delle informazioni.
- OCR e riconoscimento dei contenuti Le tecnologie OCR consentono di leggere il contenuto dei documenti e renderlo ricercabile, velocizzando consultazioni, verifiche e attività istruttorie.
- Archiviazione intelligente I documenti possono essere organizzati tramite metadati, categorie, fascicoli e criteri di ricerca, così da recuperare rapidamente le informazioni necessarie.
- Conservazione digitale a norma La conservazione digitale consente di mantenere integrità, reperibilità e validità dei documenti nel tempo, in linea con i requisiti previsti per la gestione documentale pubblica.
- Firma digitale e processi documentali L'integrazione con firma digitale e flussi documentali aiuta a ridurre passaggi manuali, stampe e movimentazioni non necessarie.
- Integrazione con procedimenti e area personale I documenti possono diventare parte dei workflow e, dove previsto, essere messi a disposizione di cittadini o utenti attraverso aree digitali dedicate.
