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Un unico ecosistema per gestire l'organizzazione, dalla relazione commerciale al rendiconto

K-ERP non è un semplice task manager

K-ERP è una piattaforma gestionale completa e modulare per PMI, imprese private, studi professionali, consulenti, autonomi, enti pubblici e organizzazioni complesse. Riunisce CRM, catalogo, offerte, ordini, commesse, progetti, attività, ore, documenti, fatture, pagamenti, scadenze, magazzino, persone, asset e strumenti di governo. Ogni modulo condivide anagrafiche, ruoli e riferimenti, così il dato accompagna il processo senza essere ricopiato in applicazioni separate.

Per una PMI il percorso può iniziare dalla relazione con il cliente: contatto, opportunità, visita, offerta, ordine e commessa. Attività, acquisti, ore e documenti alimentano avanzamento e rendiconto; DDT e fatture restano collegati al lavoro; incassi e scadenze diventano visibili ai responsabili. Per uno studio o un professionista la stessa logica organizza incarichi, clienti, prestazioni, documenti, spese, fatture e agenda. Per la Pubblica Amministrazione K-ERP governa pratiche, workflow, documenti, uffici e moduli verticali integrabili.

CRM, contatti e sviluppo commerciale

Le anagrafiche di clienti, fornitori, persone e organizzazioni costituiscono una base comune. Il CRM permette di seguire opportunità, relazioni, attività e comunicazioni mantenendo il contesto. Visite commerciali, appuntamenti e note possono essere collegate al soggetto e alla trattativa. I referenti trovano ciò che è già accaduto, ciò che è stato promesso e le attività successive, senza dipendere da caselle personali o fogli non condivisi.

Catalogo, schede prodotto e servizi aiutano a costruire offerte coerenti. Listini, condizioni, quantità e allegati vengono richiamati nel documento commerciale e rimangono modificabili dai ruoli autorizzati. Una richiesta può essere analizzata con il supporto di K-AI o K-ERP Next per preparare una checklist o una bozza, ma prezzi, stime e condizioni restano sottoposti alla verifica professionale. L'offerta approvata può alimentare ordine e commessa, preservando riferimenti e versioni.

Commesse, progetti, task e rendicontazione

La commessa è il punto di incontro tra ciò che è stato venduto e ciò che l'organizzazione deve realizzare. K-ERP collega cliente, responsabile, budget, attività, documenti, costi, acquisti, ore e fatturazione. Progetti e task permettono di scomporre il lavoro, assegnare persone, definire dipendenze, priorità e scadenze e mantenere uno storico leggibile. Calendari e dashboard aiutano a distinguere attività future, lavoro in corso, elementi bloccati e consegne a rischio.

Timesheet, costi e spese alimentano il rendiconto. Il confronto tra preventivo e consuntivo può essere letto per commessa, progetto, cliente, attività o periodo, secondo le definizioni stabilite dall'organizzazione. Report e dashboard sostengono il controllo di avanzamento e marginalità senza trasformare dati incompleti in conclusioni. Ogni lettura economica deve indicare periodo, costi inclusi e fonti; la responsabilità contabile e professionale rimane ai soggetti competenti.

Wiki e strumenti collaborativi conservano procedure, decisioni e conoscenza di progetto. Task, note e documenti mantengono collegamenti, evitando che la spiegazione di una scelta resti separata dall'attività. Le notifiche vengono calibrate su ruolo e priorità, mentre le eccezioni possono alimentare code assegnate anziché messaggi generici.

Fatture elettroniche SDI, pagamenti e scadenze

K-ERP gestisce documenti attivi e passivi nel contesto operativo. Fatture, note, allegati ed esiti SDI mantengono riferimenti a cliente, fornitore, ordine o commessa. Stati e scadenze rendono visibili documenti da preparare, invii, esiti, incassi e pagamenti. Le anomalie vengono distinte: dato mancante, esito non acquisito, posizione da riconciliare o attività amministrativa ancora aperta.

La fatturazione non è isolata dal lavoro. Stati di avanzamento, consegne o condizioni concordate possono preparare le informazioni utili, che vengono verificate prima dell'emissione. Scadenziario e viste finanziarie aiutano a seguire incassi, pagamenti e posizioni aperte. Le integrazioni con sistemi esterni definiscono identificativi, frequenza e gestione degli errori. K-ERP organizza processo ed evidenze, mentre adempimenti e valutazioni fiscali restano affidati ai professionisti e ai soggetti responsabili.

DDT, magazzino, prodotti e movimenti

Documenti di trasporto DDT, carichi, scarichi, trasferimenti e giacenze si collegano a prodotti, sedi, clienti, fornitori e commesse. Il magazzino non viene letto come un elenco separato: un movimento mantiene causale, documento e attività che lo hanno generato. Le schede prodotto possono raccogliere descrizioni, varianti, documenti, servizi associati e informazioni utili alle offerte e alla gestione.

K-STOCK può sostenere il perimetro di magazzino e patrimonio; K-ERP mantiene il collegamento con processi commerciali e amministrativi. Inventari, rettifiche e movimenti hanno ruoli e motivazioni. DDT emessi o ricevuti vengono associati alle relative posizioni e possono preparare controlli o attività successive. Report e filtri aiutano a riconciliare quantità e documenti senza sostituire le verifiche fisiche e amministrative.

Persone, presenze, assenze e organigramma

L'organigramma descrive unità, ruoli, responsabilità, sedi e relazioni. Questa struttura alimenta autorizzazioni, assegnazioni e workflow. Gli utenti vedono attività e informazioni necessarie al proprio compito; responsabili e amministratori dispongono di viste coerenti con l'organizzazione. Cambi di ruolo, sostituzioni e cessazioni possono essere gestiti senza lasciare pratiche o permessi privi di proprietario.

Presenze, timesheet e rilevazione delle ore possono essere collegati ad attività e commesse. Ferie, assenze e permessi seguono richieste, approvazioni e calendari condivisi. I responsabili leggono disponibilità e carichi, mentre i collaboratori conoscono stato e saldo secondo la configurazione adottata. Le informazioni del personale hanno profili dedicati e non vengono esposte indistintamente nel gestionale.

I corsi possono essere organizzati con catalogo, edizioni, partecipanti, documenti e scadenze. L'organizzazione può collegare formazione a ruoli, sedi o bisogni, mantenere lo storico e rendere visibili rinnovi o attività da completare. Questo aiuta a coordinare competenze e obblighi formativi senza separare calendari, documenti e responsabilità.

Documenti, firma digitale e comunicazioni

Documenti e allegati rimangono collegati a clienti, pratiche, commesse, attività, fatture, asset e persone. K-ARCHiVE può estendere classificazione, ricerca, fascicolazione e conservazione. La posta in ingresso, comprese caselle configurate e flussi documentali, può alimentare attività e pratiche evitando smistamenti non tracciati. K-ERP Next e K-AI possono supportare lettura, estrazione e classificazione con code di verifica.

La firma digitale permette di portare approvazione e sottoscrizione nel percorso documentale. I documenti da firmare, firmati o respinti mantengono stato e riferimenti. Modelli e template aiutano a produrre contenuti coerenti; autorizzazioni e log permettono di ricostruire passaggi. La piattaforma non elimina il controllo: rende visibile chi deve verificare, firmare o intervenire su un'eccezione.

Asset, libro cespiti e Security Center

Asset e beni possono essere censiti con categoria, sede, proprietario, assegnatario, stato, valore e documenti. Schede, movimenti, manutenzioni e scadenze permettono di ricostruire il ciclo operativo. Il libro cespiti organizza le informazioni necessarie al presidio dei beni e al collegamento con documenti e responsabilità, mantenendo distinte le funzioni gestionali dalle valutazioni contabili e fiscali affidate ai professionisti.

Security Center è una funzionalità di K-ERP per collegare dispositivi, asset e segnali di sicurezza al contesto dell'organizzazione. Aiuta a vedere stato, assegnazioni, eccezioni e attività, ma non viene presentato come un prodotto autonomo né come sostituto di un programma di cybersecurity. Shielded, Sentinel e Itanium possono presidiare funzioni tecniche specifiche; K-ERP coordina informazioni, proprietari, scadenze e workflow quando previsto.

Entità, sedi, rubrica e visite

Organizzazioni con più società, unità o sedi possono strutturare entità, luoghi, rubriche e responsabilità. Clienti, fornitori e contatti mantengono riferimenti coerenti tra CRM, documenti e processi. Le visite possono essere pianificate, associate a interessi, servizi, asset e attività successive, costruendo uno storico operativo utile a commerciale e assistenza.

Permessi e viste seguono il perimetro dell'utente. Le informazioni comuni vengono riusate, mentre dati specifici di una sede o entità restano contestualizzati. Questo modello sostiene imprese, gruppi, studi con collaboratori e pubbliche amministrazioni articolate senza imporre un'unica vista indistinta.

Interoperabilità, moduli verticali e sviluppo

K-ERP espone e utilizza integrazioni con gestionali, protocollo, pagamenti, archivi, servizi fiscali, piattaforme dati e applicazioni verticali. Ogni scambio specifica fonte, identificativi, frequenza, log ed errori. Un dato non riconciliato crea una coda, evitando che sincronizzazioni silenziose compromettano il processo. Per la PA, K-iNTEROP può collegare casi d'uso PDND; per imprese e studi, API e connettori possono collegare strumenti di settore.

Moduli come prenotazioni, mercati, associazioni, musei o servizi territoriali possono utilizzare K-ERP come base trasversale. Per il privato la piattaforma può crescere da CRM e commesse verso amministrazione, magazzino, persone, documenti e asset. Quando il processo distintivo richiede una funzione non standard, Prodigys progetta estensioni o software su misura mantenendo compatibilità con dati, permessi e workflow esistenti.

Un'adozione modulare, non frammentata

L'adozione parte da assessment, mappa dei sistemi, qualità dei dati e priorità. Un primo perimetro può comprendere CRM e offerte, commesse e rendicontazione oppure fatture e scadenze, ma viene progettato considerando le relazioni future. Configurazioni e importazioni vengono provate su casi reali; amministratori, responsabili e operatori ricevono formazione distinta.

Durante l'avvio vengono seguiti cicli completi: dalla richiesta all'offerta, dalla commessa al rendiconto, dal DDT alla fattura, dalla richiesta di permesso al calendario, dall'asset all'assegnazione. Le anomalie vengono classificate tra dato, configurazione, integrazione, formazione o sviluppo. Il backlog mantiene priorità e responsabilità. Revisioni periodiche controllano anagrafiche, commesse aperte, documenti sospesi, scadenze, permessi, asset e integrazioni.

K-ERP può quindi funzionare come nucleo gestionale completo per la PMI e lo studio professionale e come piattaforma trasversale per enti pubblici. La modularità non significa accumulare moduli indipendenti: significa far crescere un unico modello di dati, ruoli e processi sulla base delle esigenze reali dell'organizzazione.