Nella Pubblica Amministrazione si parla sempre più spesso di dati. Open data, interoperabilità, integrazione tra sistemi, analisi e monitoraggio sono entrati nel lessico quotidiano della trasformazione digitale. Eppure, nella pratica, i dati continuano a essere trattati come un effetto collaterale dei software, anziché come un bene strategico. Il problema non è la mancanza di dati, ma la mancanza di governo dei dati.

Ogni ente produce quotidianamente una grande quantità di informazioni: pratiche, istanze, documenti, comunicazioni, registri, report. Tuttavia, queste informazioni sono spesso distribuite su più sistemi, archiviate in formati diversi e difficili da ricomporre in una visione unitaria. In questo scenario, il dato esiste, ma non è realmente disponibile come patrimonio condiviso.

Quando il software diventa il proprietario dei dati

Uno dei rischi più sottovalutati nella digitalizzazione è la dipendenza dagli strumenti. Quando i dati sono strettamente legati al software che li gestisce, l’ente perde progressivamente il controllo sul proprio patrimonio informativo. Cambiare sistema diventa complesso, integrare nuove soluzioni difficile, analizzare i dati in modo trasversale quasi impossibile.

In questi casi, il software diventa il contenitore esclusivo del dato, imponendo le proprie logiche di accesso, esportazione e utilizzo. Il dato smette di essere un asset dell’ente e diventa una risorsa “intrappolata”, utilizzabile solo all’interno di confini tecnici definiti dal fornitore.

Questo modello non è sostenibile nel lungo periodo, soprattutto in un contesto normativo che richiede interoperabilità, trasparenza e capacità di evoluzione. Governare i dati significa invece progettare sistemi in cui le informazioni rimangono sempre disponibili, riutilizzabili e comprensibili.

Il dato come elemento trasversale ai processi

Perché i dati diventino davvero patrimonio dell’ente, è necessario considerarli come elementi trasversali ai processi, e non come semplici campi compilati all’interno di una maschera. Ogni dato nasce in un contesto operativo, ma può essere riutilizzato in più momenti e da più uffici.

Un dato ben strutturato consente di collegare pratiche diverse, evitare duplicazioni e garantire coerenza informativa. La qualità del dato influisce direttamente sulla qualità del servizio, perché riduce errori, incomprensioni e tempi di verifica.

Questo approccio richiede piattaforme progettate per valorizzare l’informazione lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla raccolta alla conservazione, fino all’analisi e alla rendicontazione.

Interoperabilità e autonomia dell’ente

Uno degli obiettivi principali della digitalizzazione nella PA è l’interoperabilità. I sistemi devono dialogare tra loro, scambiarsi informazioni e cooperare in modo trasparente. Tuttavia, l’interoperabilità non può essere raggiunta se i dati non sono strutturati, documentati e accessibili.

Quando i dati sono governati dall’ente, diventa più semplice integrarli con altri sistemi, aderire a standard nazionali e rispondere a nuove esigenze normative. L’autonomia tecnologica passa anche dalla sovranità del dato.

Soluzioni come K-ERP sono progettate per mantenere i dati al centro, rendendoli esportabili, consultabili e riutilizzabili. Il sistema diventa uno strumento di governo, non un vincolo.

Dal dato operativo al dato strategico

Quando i dati sono ordinati e coerenti, possono essere utilizzati anche in chiave strategica. Analisi dei carichi di lavoro, monitoraggio dei tempi di risposta, valutazione delle criticità ricorrenti diventano attività possibili senza sforzi straordinari.

In questo senso, il dato smette di essere solo una registrazione del passato e diventa uno strumento di supporto alle decisioni. L’ente acquisisce maggiore consapevolezza del proprio funzionamento e può pianificare interventi più mirati.

L’integrazione dell’intelligenza artificiale, come avviene in K-ERP Next, amplifica questo valore, permettendo di estrarre informazioni anche da documenti non strutturati e di arricchire il patrimonio informativo senza aumentare il lavoro manuale.

Trasparenza, accesso e fiducia

Un patrimonio dati ben governato ha un impatto diretto sulla trasparenza. La possibilità di ricostruire le informazioni, rispondere alle richieste di accesso e produrre dati aperti in modo affidabile rafforza il rapporto tra ente e cittadini.

La fiducia nasce anche dalla capacità dell’ente di conoscere e gestire le proprie informazioni. Un ente che governa i propri dati governa meglio i propri processi, e questo si riflette sulla qualità complessiva del servizio pubblico.

Una scelta culturale prima che tecnologica

Rendere i dati patrimonio dell’ente non è solo una questione tecnica, ma una scelta culturale. Significa riconoscere il valore dell’informazione, investire nella sua qualità e progettare sistemi che non la nascondano, ma la valorizzino.

Prodigys lavora in questa direzione, sviluppando soluzioni che mettono il dato al centro e lo rendono un elemento attivo dei processi. L’obiettivo non è accumulare informazioni, ma costruire conoscenza operativa a supporto dell’azione amministrativa.

In definitiva, la vera trasformazione digitale avviene quando il dato smette di appartenere al software e diventa, a tutti gli effetti, patrimonio dell’ente.