Dalla ricognizione al servizio operativo
I servizi cimiteriali richiedono informazioni accurate e relazioni delicate tra luoghi, concessioni, defunti, aventi titolo, scadenze e pratiche. La consulenza Prodigys accompagna il Comune nel censimento, nella qualità dei dati, nella configurazione di K-CIM e K-CIM App e nell'avvio con uffici e cittadini.
Il progetto non presume che gli archivi esistenti siano già coerenti. Mappe, registri, fascicoli e gestionali vengono confrontati; le differenze diventano anomalie da verificare. L'attivazione procede per aree e casi controllati, mantenendo chiara la fonte autorevole durante la transizione.
Censimento del patrimonio e delle fonti
Vengono raccolte planimetrie, registri, archivi, database, concessioni e pratiche. Per ciascuna fonte si valutano periodo, completezza, identificativi e responsabilità. Il territorio viene organizzato in aree, file, campi e manufatti con una codifica stabile e comprensibile.
Rilievi e verifiche confrontano la rappresentazione digitale con la situazione disponibile. Posizioni non riconciliate, numerazioni duplicate e informazioni mancanti vengono classificate e assegnate. Il piano distingue ciò che può essere importato da ciò che richiede ricerca o validazione dell'ufficio.
- fonti cartografiche e amministrative;
- struttura di aree e manufatti;
- identificativi e corrispondenze;
- anomalie e priorità di verifica.
Modello di posizioni, soggetti e concessioni
Il modello collega manufatto, posizione, defunto, concessionario, aventi titolo, atti e scadenze senza confondere i diversi ruoli. Metadati e relazioni permettono di ricostruire la storia e di cercare per persona, area, periodo o pratica. Le variazioni mantengono validità temporale e fonte.
Le regole di accesso considerano sensibilità e responsabilità. Chi aggiorna mappe, chi lavora pratiche e chi consulta informazioni pubbliche dispone di profili differenti. Correzioni e unioni di duplicati vengono tracciate, evitando che un intervento cancelli il percorso precedente.
- relazioni tra luoghi e persone;
- concessioni e validità;
- documenti e pratiche collegate;
- ruoli e storico delle modifiche.
Migrazione e qualità dei dati
Le mappature tra vecchi archivi e nuovo modello vengono documentate. Importazioni su campioni verificano quantità, codifiche, date, relazioni e allegati. Le anomalie non sono corrette solo nel file di passaggio: alimentano regole e procedure utili a mantenere qualità dopo l'avvio.
I lotti seguono aree o tipologie che gli uffici possono controllare. Verbali e report mostrano dati trasferiti, esclusi e da approfondire. Durante la convivenza viene indicato dove registrare nuovi eventi e come riportarli, prevenendo divergenze tra sistemi.
- mappatura di campi e codici;
- importazioni di prova;
- riconciliazione con mappe e registri;
- piano di transizione.
Pratiche, scadenze e attività
Richieste, autorizzazioni, operazioni e rinnovi diventano workflow con documenti, responsabilità e scadenze. Gli operatori vedono ciò che richiede intervento; i responsabili controllano carichi e posizioni sospese. Modelli e checklist aiutano a completare la pratica senza perdere allegati.
Le scadenze producono avvisi e attività, ma la verifica rimane assegnata. Casi complessi e rettifiche seguono percorsi motivati. K-ARCHiVE può organizzare il fascicolo e K-ERP coordinare attività trasversali, mantenendo collegamenti e gestione degli errori.
- tipologie di pratica;
- stati, ruoli e scadenze;
- modelli e fascicoli;
- eccezioni e rettifiche.
Servizi informativi e applicazione
K-CIM App può offrire ricerca e orientamento nei limiti definiti dall'ente. Le informazioni pubblicate vengono selezionate, verificate e collegate alla fonte, con linguaggio e percorsi accessibili. Aggiornamenti sul back-office raggiungono il canale secondo regole controllate.
I test considerano dispositivi, connettività e contesto di utilizzo. Vengono previste alternative e assistenza per persone che non usano il canale digitale. Segnalazioni o richieste avviate dall'app entrano in processi assegnabili, senza restare messaggi privi di stato.
- ricerca e orientamento;
- selezione delle informazioni pubbliche;
- accessibilità e canali alternativi;
- collegamento con le attività dell'ufficio.
Formazione, avvio e revisioni
Uffici, amministratori e operatori ricevono formazione sui propri compiti. Il collaudo segue casi completi di ricerca, pratica, aggiornamento e scadenza. L'avvio viene presidiato su aree validate, raccogliendo anomalie con contesto e responsabilità.
Le revisioni verificano qualità, posizioni non riconciliate, pratiche sospese e richieste degli utenti. Il backlog distingue dati, configurazione e processo. Nuove aree vengono attivate solo dopo i controlli, mentre documentazione e decisioni restano aggiornate per garantire continuità organizzativa.
- collaudo end-to-end;
- formazione per ruolo;
- presidio iniziale;
- estensione per aree validate.
Consegna, governo e continuità
La consegna include fonti censite, modello di dati, mappe validate, risultati della migrazione, ruoli, procedure e integrazioni. Gli uffici eseguono prove di reperimento partendo da persone, concessioni, manufatti e pratiche, verificando che ogni percorso conduca a informazioni e documenti coerenti. Le posizioni non riconciliate restano in un elenco assegnato con stato e motivazione, senza essere nascoste nel nuovo archivio. Durante l'avvio vengono seguite pratiche complete e aggiornamenti cartografici, distinguendo errori di dato, configurazione e processo. Revisioni periodiche controllano duplicati, scadenze, fascicoli incompleti, accessi e richieste provenienti dai cittadini. Il backlog definisce priorità e responsabilità, mentre nuovi lotti vengono importati soltanto dopo campioni e criteri di accettazione. Manuali, codifiche, referenti e decisioni rimangono aggiornati. Questa disciplina permette di estendere progressivamente il sistema conservando il rapporto verificabile tra luogo fisico, posizione amministrativa, persone, atti e attività dell'ufficio.
Verifica successiva all'avvio
La verifica successiva utilizza campioni bidirezionali: dal manufatto ricostruisce concessione, persone, atti e pratiche; dalla persona individua la corretta posizione sulla mappa. Controlla anche scadenze, documenti mancanti, rettifiche e accessi. Le anomalie restano in una coda con proprietario e motivazione. Prima di acquisire nuovi lotti vengono rieseguiti i controlli e aggiornate le regole di migrazione. I referenti ricevono un quadro leggibile della qualità e possono decidere priorità senza confondere quantità importata e attendibilità dei dati.
Il riesame controlla inoltre profili, procedure di assistenza, esportazioni e documentazione tecnica, consegnando ai referenti l'elenco delle azioni aperte e delle decisioni prese.
La consegna resta verificabile nel tempo.
