K-Archive supporta la gestione degli archivi digitali e dei flussi documentali: acquisizione, classificazione, ricerca, consultazione e attività di digitalizzazione.
Dalla descrizione del documento alla gestione delle pratiche, gli operatori lavorano secondo categorie, ruoli e passaggi configurati per l'ente.
K-Archive riunisce strumenti per acquisire e classificare documenti, collegarli a fascicoli e pratiche, ritrovarli attraverso la ricerca e gestire flussi di revisione e digitalizzazione.
Categorie, metadati, ruoli e workflow definiscono le attività disponibili; servizi esterni e moduli aggiuntivi richiedono configurazione e verifica nell'ambiente dell'ente.
Le funzioni effettivamente disponibili dipendono da moduli, permessi e configurazione dell'installazione.
Acquisizione, metadati, categorie, titolario e fascicoli aiutano a descrivere e collegare i documenti alle pratiche cui appartengono.
Ricerca, consultazione, revisione e movimenti supportano il lavoro quotidiano; le operazioni disponibili seguono ruoli e workflow configurati.
Pratiche, unità di lavoro, code, sessioni e controlli qualità organizzano i processi di digitalizzazione. Integrazioni e moduli come RENTRI dipendono dall'abilitazione e dalla configurazione dell'ente.
Le attività seguono categorie e passaggi configurati; ruoli e autorizzazioni determinano chi può intervenire in ogni fase.
Carica o importa i documenti e verifica l'anteprima e gli allegati.
Completa i metadati richiesti dalla categoria e dal contesto della pratica.
Associa il documento al titolario, al fascicolo e ai soggetti pertinenti.
Controlla i dati, le pagine e l'esito di eventuali attività OCR o di revisione.
Ritrova il documento attraverso ricerca e filtri, secondo i permessi assegnati.
Campi, controlli, responsabilità e passaggi variano con categorie, workflow e configurazione dell'ambiente.
Categorie, titolario e campi descrittivi aiutano a collegare ogni documento alla pratica e all'aggregazione corretta.
La ricerca può combinare testo e metadati; OCR e regole possono supportare indicizzazione ed estrazione, con verifica dell'operatore.
K-Archive permette di gestire le richieste di accesso agli atti collegando richiedente, oggetto, ufficio, priorità e scadenze ai documenti e alle pratiche coinvolte. Assegnazioni, presa in carico, stati, commenti e storico aiutano l'operatore a seguire l'intero percorso fino alla conclusione della richiesta.
Categorie, metadati, regole, uffici e workflow definiscono campi e passaggi in base all'organizzazione.
Profili e autorizzazioni distinguono consultazione, modifica, revisione, esportazione e configurazione.
Fonti documentali, sincronizzazioni e moduli esterni si attivano e si verificano per il singolo ambiente.
Apri un'area per approfondire attività, ruoli e condizioni di disponibilità.
Gli operatori possono acquisire documenti, consultarne l'anteprima e associarli a categorie, titolario, fascicoli e soggetti. In base al flusso configurato, possono completare i metadati, allegare file, salvare una bozza e portare il documento allo stato successivo previsto.
La classificazione organizza i documenti secondo titoli, voci, categorie e aggregazioni. Le categorie possono richiedere metadati specifici; fascicoli e documenti collegati aiutano a mantenere il contesto delle pratiche. La struttura e i campi dipendono dalla configurazione adottata dall'ente.
I documenti possono essere descritti con metadati generali e specifici della categoria, come date, numeri, oggetti e attributi della pratica. L'OCR può indicizzare il testo e supportare l'estrazione di informazioni; controlli basati su regole possono aiutare a verificare i valori. I dati estratti e le aree selezionate richiedono verifica da parte dell'operatore.
La consultazione consente di aprire il documento, esaminarne le pagine e accedere agli allegati e alle informazioni disponibili. Quando presenti, le informazioni sulle firme sono consultabili nella scheda tecnica. Esportazioni e operazioni sui documenti restano soggette a ruoli, autorizzazioni e regole dell'ente.
La ricerca può combinare testo, metadati e filtri dell'archivio; sono documentate anche modalità di ricerca per immagini e per documenti collegati. I risultati si aprono nel contesto di consultazione, con le informazioni e le azioni consentite all'utente.
In base al workflow, una pratica può restare in bozza, essere inviata in revisione, corretta, restituita o portata allo stato successivo. Lo storico delle revisioni aiuta a ricostruire le attività svolte e gli esiti del controllo.
Le funzioni di scadenza e predisposizione allo scarto supportano il governo del ciclo di vita documentale. Prima di ogni eliminazione occorre applicare il piano di conservazione, le autorizzazioni e gli eventuali vincoli di sospensione: la documentazione non attesta una cancellazione automatica generalizzata.
Le funzioni descritte includono esportazioni in Excel o ZIP, secondo categoria e permessi. Gli strumenti di anonimizzazione possono aiutare a individuare e coprire informazioni in una copia del documento; l'operatore deve controllare e correggere le aree su tutte le pagine prima di utilizzare il risultato.
Le attività di catalogazione collegano file e registrazioni, completano titoli e metadati, assegnano la classificazione e gestiscono gli esiti del controllo. Eventuali rifiuti possono essere corretti e ripresentati secondo il flusso configurato.
Per i flussi che lo prevedono, è documentata la generazione o distribuzione di indici XML con validazione rispetto a uno schema XSD. Disponibilità, formato e passaggi effettivamente attivi vanno verificati sul servizio configurato.
La digitalizzazione può articolarsi in pratiche, unità di lavoro, voci d'indice, linee di scansione e sessioni. Gli operatori preparano la pratica e organizzano i documenti da acquisire secondo le regole definite.
Le unità di lavoro possono essere assegnate alle linee e prese in carico dagli operatori. La sessione registra i file acquisiti e gli eventi operativi, mantenendo visibili stato e avanzamento del lavoro.
Il controllo può verificare completezza, ordine, leggibilità, separatori e corrispondenza con l'indice. Le anomalie e le correzioni sono gestite nel workflow della pratica; criteri e passaggi possono variare in base alla configurazione.
Quando il modulo è abilitato, le richieste possono essere registrate con richiedente, oggetto, priorità, ufficio e scadenza. Assegnazione, presa in carico, commenti, collegamento alla pratica, movimenti, restituzione, notifiche e storico dipendono dai permessi e dal flusso dell'ente.
Le funzioni di movimento supportano la circolazione fisica o organizzativa di fascicoli e pratiche tra uffici, con registrazione di consegna, ricezione, operatore, stato e restituzione. Consultazioni e report aiutano a rilevare eventuali anomalie.
La documentazione descrive configurazione delle fonti, parametri dell'ente, sincronizzazioni, importazioni selettive, lotti o supporti e relativi esiti. Connettori, servizi esterni e conservazione sono dipendenti dalla configurazione: stato di attivazione, soggetto erogatore e risultati vanno verificati per il singolo ambiente.
La documentazione descrive flussi RENTRI per importare il registro XML, acquisire gli xFIR tramite servizio configurato o caricamento manuale e predisporre lotti e pacchetti. Il modulo e le singole operazioni sono subordinati all'abilitazione, alla configurazione del sito e alle autorizzazioni dell'ente; prima di descriverli come disponibili occorre verificarli nell'ambiente di destinazione.
Promemoria e notifiche possono essere configurati con destinatari, risorse collegate, data iniziale, periodicità e condizioni di chiusura, secondo le opzioni disponibili nell'ambiente.
Gli amministratori autorizzati possono configurare categorie, metadati, regole di estrazione, caselle e-mail, parser, uffici, modelli, fonti e integrazioni. La configurazione condiziona i campi mostrati e i passaggi disponibili agli operatori.
La documentazione distingue attività per operatori d'archivio, revisori, operatori di digitalizzazione, amministratori dell'ente, responsabili della conservazione e profili di supporto o audit. Visibilità, modifica, esportazione e configurazione sono subordinate ai permessi assegnati.
Registri delle attività, statistiche e viste di riepilogo possono aiutare a monitorare archivio, revisioni, digitalizzazione e richieste di accesso. Gli indicatori disponibili dipendono dai moduli e dalle configurazioni attive.
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