Organizzare gli accessi prima che inizi la manifestazione
Fiere, concerti, manifestazioni cittadine, carnevali, eventi culturali e iniziative organizzate dal Comune possono concentrare in poche ore un numero molto elevato di persone. In questi contesti la gestione degli accessi deve essere preparata prima dell’apertura dell’evento, definendo chi può entrare, con quale titolo, in quali giornate, attraverso quali varchi e secondo quali eventuali limiti di capienza.
Quando il controllo viene affidato a elenchi cartacei, biglietti non verificabili digitalmente o procedure diverse per ogni manifestazione, il lavoro degli operatori ai varchi diventa più lento e aumenta la difficoltà nel capire se un titolo sia valido, se sia riferito alla giornata corretta o se sia già stato utilizzato.
La gestione digitale permette invece di collegare la fase organizzativa con quella operativa. Il Comune configura l’evento, le date, le tipologie di titolo e le relative regole; il cittadino effettua la prenotazione o l’acquisto; il sistema genera un QR code univoco che può successivamente essere verificato dagli operatori attraverso applicazione mobile o back office web. I materiali tecnici prevedono espressamente generazione e verifica di biglietti tramite QR code, oltre alla reportistica sulle vendite e sulle verifiche effettuate.
Eventi gratuiti, a pagamento e con differenti categorie di accesso
Non tutte le manifestazioni comunali hanno le stesse caratteristiche. Un evento può essere completamente gratuito ma richiedere una registrazione preventiva; un altro può prevedere la vendita dei biglietti; un altro ancora può distinguere residenti, ospiti, personale autorizzato, associazioni, volontari o altre categorie con regole differenti.
La configurazione digitale permette di costruire il servizio sulle esigenze effettive dell’evento, evitando di utilizzare un modello rigido uguale per tutte le manifestazioni.
La stessa piattaforma può quindi essere utilizzata sia per una manifestazione gratuita ad accesso contingentato sia per un evento nel quale il Comune deve gestire anche la componente economica.
- eventi su una singola data o su più giornate;
- differenti tipologie di titolo o biglietto;
- titoli gratuiti e a pagamento;
- biglietti nominali;
- categorie con tariffe o condizioni differenti;
- acquisti multipli;
- limiti di disponibilità e capienza;
- vendita e prenotazione online;
- pagamenti attraverso PagoPA, Stripe, PayPal o altri gateway configurati;
- generazione automatica del QR code;
- invio e disponibilità del titolo nell’area personale;
- verifica dei titoli tramite app o back office web;
- controllo della data, dell’evento e della nominalità;
- registrazione dei biglietti già utilizzati;
- report su biglietti, vendite e verifiche.
Il controllo effettuato sul posto
Il momento più delicato è quello dell’ingresso, quando gli operatori devono verificare un numero elevato di persone nel minor tempo possibile.
Il cittadino presenta il QR code ricevuto al momento della prenotazione o dell’acquisto e l’operatore lo scansiona utilizzando il dispositivo predisposto per il controllo. Il sistema verifica gli elementi associati al titolo e permette di capire immediatamente se l’accesso è valido per quella specifica manifestazione.
La verifica può comprendere la corrispondenza con la data e con l’evento, l’eventuale nominalità e lo stato del titolo. Quando il biglietto viene utilizzato, la validazione può essere registrata in modo da individuare rapidamente eventuali tentativi di riutilizzo dello stesso QR code.
Questa modalità è particolarmente utile quando gli accessi sono controllati dalla Polizia Locale o quando il Corpo partecipa al presidio dei varchi insieme ad altro personale. L’agente non deve disporre dell’intero sistema amministrativo dell’evento: gli viene fornita la funzione necessaria per verificare rapidamente il diritto all’accesso.
Operare anche in condizioni non ideali
Le manifestazioni non si svolgono sempre in luoghi nei quali la connettività è stabile. Un varco può trovarsi in un’area con copertura insufficiente oppure la rete può essere sovraccaricata proprio a causa dell’elevato numero di persone presenti.
Per questo i materiali tecnici prevedono anche la possibilità per l’utente di conservare il QR code offline, così che il titolo rimanga disponibile sul dispositivo anche senza connessione.
La progettazione del servizio può inoltre tenere conto del numero dei varchi, della distribuzione degli operatori e delle modalità con cui dovrà avvenire la verifica, così da evitare che l’organizzazione digitale diventi un nuovo punto di rallentamento durante l’evento.
Capienza, biglietti emessi e situazione degli accessi
Il controllo degli ingressi può essere collegato anche alla gestione della disponibilità. Quando una manifestazione ha una capienza prestabilita, il sistema può limitare il numero di titoli disponibili e impedire nuove prenotazioni o vendite quando viene raggiunto il limite configurato. Questo permette al Comune di governare il numero di partecipanti già nella fase precedente all’evento.
Durante la manifestazione, le informazioni relative ai titoli verificati consentono inoltre di avere una visione più aggiornata dell’attività ai varchi. La reportistica può essere utilizzata per conoscere biglietti emessi, vendite e verifiche effettuate, fornendo agli organizzatori un quadro più strutturato rispetto agli elenchi manuali.
Per eventi organizzati su più giornate, questo permette anche di distinguere i titoli validi per una determinata data ed evitare che un accesso previsto per un giorno venga utilizzato in un momento diverso.
Un modello riutilizzabile per le manifestazioni del Comune
Uno degli aspetti più interessanti per l’Ente è la possibilità di non ripartire da zero a ogni evento.
Una volta predisposto il sistema, il Comune può configurare nuove manifestazioni modificando date, tariffe, capienze, categorie e tipologie di accesso. Lo stesso modello può essere utilizzato per eventi culturali, fiere, manifestazioni stagionali, carnevali o altre iniziative nelle quali sia necessario regolare l’ingresso.
Il risultato è un processo nel quale organizzazione, eventuale pagamento e controllo fanno parte dello stesso flusso. Il cittadino dispone di un titolo digitale facilmente utilizzabile, gli uffici gestiscono le regole e gli operatori della Polizia Locale possono verificare gli accessi attraverso uno strumento rapido e condiviso.
