Liberare l’Ufficio Verbali dalle lavorazioni più ripetitive
Dietro ogni verbale esiste una quantità significativa di attività amministrativa che deve essere svolta prima che la pratica possa proseguire correttamente. Dati da acquisire, informazioni da verificare, fotografie da associare, documenti da classificare, stati da aggiornare e anomalie da individuare occupano ogni giorno una parte rilevante del lavoro del back office.
Queste attività diventano particolarmente onerose nei Comandi che gestiscono un elevato numero di sanzioni o che utilizzano dispositivi capaci di produrre grandi volumi di accertamenti. L’introduzione di una nuova postazione di rilevazione, ad esempio, può aumentare rapidamente il numero delle pratiche senza aumentare automaticamente la capacità amministrativa dell’Ufficio Verbali.
Il servizio di data entry e back office è pensato per intervenire proprio su queste lavorazioni, mantenendo invece in capo al personale comunale le attività che richiedono valutazioni, responsabilità amministrativa e decisioni sul procedimento. Nei materiali interni il servizio viene collegato alle attività di back office delle sanzioni e all’inserimento, verifica e aggiornamento dei dati delle pratiche.
Definire prima quali attività possono essere lavorate
La gestione efficace del data entry richiede prima di tutto regole chiare. Non tutte le attività dell’Ufficio Verbali possono essere affidate allo stesso processo e non tutte le anomalie possono essere risolte automaticamente.
Prima dell’avvio vengono quindi definiti con il Comando i tipi di pratica, i controlli da effettuare e i casi nei quali la posizione deve essere restituita all’operatore comunale. Il perimetro viene costruito sulle procedure effettivamente adottate dal Comando e sugli strumenti già utilizzati.
- acquisizione dei dati provenienti dagli accertamenti;
- inserimento delle informazioni nel gestionale;
- aggiornamento dei dati delle pratiche;
- associazione di fotografie e allegati;
- classificazione dei documenti;
- verifica della presenza dei dati obbligatori;
- controlli formali sulle informazioni;
- gestione di flussi massivi;
- aggiornamento degli stati previsti;
- individuazione di dati mancanti o incoerenti;
- classificazione delle anomalie;
- segnalazione delle pratiche che richiedono una valutazione;
- supporto alle attività amministrative ripetitive;
- restituzione ordinata delle posizioni lavorate all’Ufficio Verbali.
Gestire grandi quantità di dati senza perdere il controllo della pratica
Il data entry non consiste semplicemente nel copiare informazioni da un documento a un sistema. Ogni dato deve essere associato alla posizione corretta e deve essere trattato secondo le regole definite dal procedimento.
Una fotografia deve essere collegata all’accertamento corretto, un documento deve essere inserito nel fascicolo giusto e un’informazione mancante deve essere segnalata prima che la pratica avanzi. Questo richiede un processo strutturato nel quale le operazioni siano ripetibili e controllabili.
L’obiettivo è fare in modo che le pratiche correttamente complete possano proseguire, mentre quelle che presentano problemi vengano isolate senza rallentare tutto il flusso. Il personale dell’Ufficio Verbali riceve quindi meno pratiche da lavorare manualmente e può concentrarsi sulle situazioni che richiedono interpretazione o decisione.
Le anomalie devono arrivare all’operatore giusto
Uno degli aspetti più importanti del servizio riguarda proprio la gestione delle eccezioni. Se durante la lavorazione emerge una posizione incompleta, un dato incoerente o un documento che non permette di procedere, la pratica non deve essere forzata all’interno del flusso. Deve invece essere classificata e indirizzata al personale competente.
La segnalazione può contenere l’informazione necessaria per capire il motivo del blocco, evitando che l’operatore dell’Ufficio Verbali debba ricostruire nuovamente tutta la pratica.
In questo modo il data entry diventa anche un primo livello di filtro sul carico amministrativo: le lavorazioni standard procedono secondo le regole concordate, mentre le eccezioni vengono portate all’attenzione del personale interno.
Assorbire picchi e arretrati usando gli strumenti del Comando
Autovelox, sistemi di rilevazione o altri strumenti possono produrre un numero di accertamenti molto superiore a quello generato esclusivamente dall’attività manuale degli agenti. Ogni posizione deve essere acquisita, controllata e preparata per il successivo procedimento.
Un servizio di back office può essere dimensionato in funzione di questi volumi, permettendo al Comune di gestire un aumento del numero degli accertamenti senza trasferire tutto il nuovo carico sugli operatori interni. Lo stesso principio può essere applicato ai periodi di particolare intensità o alle situazioni nelle quali l’Ufficio Verbali dispone temporaneamente di meno personale.
Il data entry può essere utilizzato anche per affrontare lavorazioni rimaste indietro. Il servizio può essere organizzato per lotti, periodi o tipologie di pratica, definendo con il Comune criteri di priorità e modalità di restituzione.
Prima dell’avvio vengono analizzati i sistemi utilizzati, i formati attraverso i quali arrivano i dati, le modalità con cui vengono creati i fascicoli e le regole operative dell’Ufficio Verbali. K-SANCTIONS prevede espressamente attività di back office integrate nella gestione complessiva delle sanzioni e dei relativi servizi al cittadino.
Il risultato è un back office nel quale il volume delle attività ripetitive viene assorbito senza perdere tracciabilità e controllo, mentre il personale della Polizia Locale può concentrarsi sulle lavorazioni che richiedono realmente la propria competenza amministrativa.
