Capire prima quali posizioni siano realmente da recuperare
Nel tempo un Ufficio Verbali può accumulare un numero elevato di pratiche che risultano ancora aperte, non pagate o comunque non definite. Il problema, però, non è soltanto il numero delle posizioni: prima di avviare qualsiasi attività di recupero è necessario capire quali pratiche siano effettivamente lavorabili e quali richiedano invece una verifica preliminare.
Un archivio storico può contenere pagamenti non correttamente riconciliati, documentazione incompleta, posizioni già definite ma non aggiornate, notifiche con esiti da approfondire oppure pratiche sulle quali manca un’informazione necessaria per procedere. Trattare tutte queste situazioni allo stesso modo rischia di generare lavorazioni inutili e di aumentare ulteriormente il carico dell’Ufficio Verbali.
Il recupero deve quindi partire da una fase di analisi e classificazione del portafoglio. I materiali interni dedicati ai servizi per la Polizia Locale prevedono proprio attività di gestione delle posizioni non riscosse, verifica delle pratiche e supporto alle successive lavorazioni di recupero.
Trasformare un archivio di non pagati in un portafoglio lavorabile
Il primo obiettivo è ricostruire lo stato amministrativo di ciascuna posizione. La pratica viene analizzata utilizzando i dati già disponibili nell’Ente e viene classificata in funzione delle attività ancora necessarie.
L’Ufficio Verbali può così passare da un elenco indistinto di pratiche apparentemente insolute a un insieme organizzato di posizioni sulle quali è chiaro cosa debba essere fatto.
- acquisizione delle posizioni da verificare;
- controllo degli identificativi della pratica;
- verifica dei dati del soggetto;
- controllo dell’importo dovuto;
- verifica dello stato dei pagamenti;
- analisi della documentazione disponibile;
- controllo degli esiti già presenti;
- individuazione delle pratiche incomplete;
- classificazione delle posizioni per stato;
- separazione delle anomalie dalle pratiche lavorabili;
- predisposizione delle attività successive;
- registrazione delle comunicazioni effettuate;
- aggiornamento dello stato della posizione;
- tracciamento degli esiti.
Distinguere il mancato pagamento dalle anomalie amministrative
Una posizione che appare non pagata non è necessariamente una posizione da sottoporre immediatamente a recupero. Può esistere, ad esempio, un pagamento che non è stato correttamente associato alla pratica oppure un evento che modifica lo stato amministrativo della sanzione.
Allo stesso modo, una notifica non correttamente perfezionata o una documentazione incompleta possono richiedere un approfondimento prima di qualsiasi attività successiva. Le posizioni complete possono proseguire nella lavorazione prevista, mentre quelle che presentano anomalie vengono isolate e sottoposte al controllo dell’ufficio competente.
Questo approccio riduce il rischio di avviare attività non appropriate e permette di utilizzare le competenze del personale interno soltanto nei casi che richiedono realmente una valutazione amministrativa.
Gestire il pregresso senza bloccare il lavoro ordinario
Il problema diventa particolarmente evidente quando il Comando deve affrontare anni di arretrato. Verificare manualmente migliaia di posizioni significa sottrarre personale alle attività correnti dell’Ufficio Verbali. Nel frattempo continuano ad arrivare nuovi accertamenti, nuove notifiche, pagamenti e ricorsi, con il rischio che il tentativo di recuperare il passato produca nuovo arretrato sul presente.
Una lavorazione strutturata permette di separare il portafoglio storico dall’attività ordinaria e di organizzare il recupero per lotti, annualità, stato o altri criteri concordati con l’Ente.
Le pratiche possono essere sottoposte a verifiche omogenee e soltanto le situazioni che richiedono una decisione vengono riportate agli operatori comunali. Il servizio diventa quindi anche uno strumento per aumentare temporaneamente la capacità operativa dell’Ufficio Verbali senza modificare stabilmente la struttura del Comando.
Mantenere lo storico e collegare il recupero al fascicolo della sanzione
Ogni posizione deve poter raccontare cosa sia già stato fatto. Se viene inviata una comunicazione, effettuato un controllo o registrato un nuovo esito, l’informazione deve rimanere associata alla pratica. Quando la posizione viene ripresa successivamente, l’operatore deve poter capire immediatamente quali attività siano già state eseguite e quale sia il passaggio successivo.
La gestione delle posizioni insolute dovrebbe rimanere collegata al procedimento sanzionatorio originario. Verbale, notifica, eventuali pagamenti, documenti e successive attività devono continuare a far parte della stessa storia amministrativa.
Il collegamento con il sistema sanzionatorio è particolarmente utile anche per verificare eventuali pagamenti o altri eventi intervenuti successivamente. K-SANCTIONS prevede infatti la gestione integrata delle attività di back office e del rapporto con il cittadino, mantenendo il procedimento all’interno dello stesso ecosistema informativo.
Il responsabile può quindi sapere quante posizioni sono ancora da verificare, quante risultano lavorabili, quali attendono un approfondimento e quali sono state concluse. Il Comune non si limita più a possedere un elenco di crediti apparentemente non riscossi, ma dispone di un portafoglio amministrativamente classificato e progressivamente lavorabile.
