Dalla sperimentazione a un servizio controllato
L'AI nella PA richiede obiettivi operativi, conoscenza delle fonti e responsabilità chiare. Prodigys affianca enti e responsabili della trasformazione nella selezione dei casi d'uso, nella preparazione dei dati, nella valutazione dei prototipi e nell'integrazione con documenti e workflow.
Il servizio può riguardare assistenza a cittadini e operatori, ricerca documentale, classificazione, predisposizione di bozze o analisi. Le persone mantengono verifica e decisione; l'AI segnala incertezza e limita le risposte quando mancano informazioni.
Assessment e priorità
Workshop ricostruiscono attività, utenti, volumi, tempi, fonti e conseguenze degli errori. Ogni opportunità viene valutata per valore, qualità informativa, rischio, integrazioni e capacità dell'ufficio di supervisionarla.
La roadmap distingue prototipi, prerequisiti e casi esclusi. Il primo perimetro ha risultato misurabile, utenti identificati e un percorso manuale di riferimento. Questo evita sperimentazioni generiche e promesse non verificabili.
- mappa dei processi;
- casi d'uso e benefici;
- rischi e condizioni di esclusione;
- roadmap e responsabilità.
Fonti, dati e conoscenza
Regolamenti, procedure, pagine, documenti e archivi vengono censiti con proprietari e date. Duplicati e versioni superate vengono gestiti prima del prototipo. Le informazioni sono classificate per visibilità e ruolo.
Il modello di conoscenza stabilisce come una risposta raggiunge la fonte e che cosa mostra all'utente. Aggiornamenti e revoche seguono un processo editoriale. Le basi informative non diventano depositi privi di manutenzione.
- inventario e proprietari;
- qualità e versioni;
- permessi e visibilità;
- workflow di aggiornamento.
Prototipo e progettazione dell'esperienza
Prompt, percorsi guidati e interfacce vengono costruiti su compiti reali. L'assistente spiega il proprio ambito, chiede dati mancanti e indirizza a un operatore quando necessario. Bozze e suggerimenti restano modificabili.
Il prototipo viene provato con operatori e, se previsto, utenti esterni. Linguaggio, accessibilità, trasparenza e canali alternativi fanno parte della verifica. Le conversazioni problematiche diventano casi di test.
- scenari e prompt;
- limiti e messaggi di escalation;
- accessibilità e linguaggio;
- feedback degli utenti pilota.
Valutazione e supervisione
Un set rappresentativo misura correttezza, completezza, riferimento alle fonti, rifiuto e gestione delle ambiguità. Gli errori sono classificati per impatto e non riassunti in una sola percentuale. I casi sensibili richiedono sempre controllo umano.
Soglie e procedure definiscono quando usare, correggere o interrompere l'output. Le persone sanno che cosa verificare e dove registrare un'anomalia. Il rilascio avviene quando valutazione e carico di supervisione sono sostenibili.
- set di valutazione;
- categorie di errore;
- soglie e revisione umana;
- criteri di rilascio.
Integrazione, sicurezza e continuità
K-AI, K-ARCHiVE e K-ERP Next vengono collegati con permessi e identificativi coerenti. Ogni integrazione definisce fonti, frequenza, log ed errori. Un risultato non viene trasformato in atto o decisione senza un passaggio esplicito.
Accessi, dati personali, conversazioni e output seguono regole definite. Procedure di indisponibilità permettono di continuare il servizio o indirizzare l'utente. Credenziali, referenti e scadenze tecniche restano documentati.
- contratti di integrazione;
- profili e log;
- azioni esplicite sugli output;
- procedure di continuità.
Formazione e governo evolutivo
Operatori, responsabili e amministratori ricevono formazione distinta su uso, verifica, limiti e segnalazioni. Guide e materiali utilizzano casi dell'ente. L'avvio è presidiato e le prime interazioni vengono riesaminate.
Revisioni controllano fonti mutate, errori ricorrenti, utilizzo e richieste. Il backlog distingue conoscenza, prompt, processo e sviluppo. Nuovi casi d'uso seguono la stessa valutazione prima dell'attivazione.
- formazione per ruolo;
- supporto al rilascio;
- monitoraggio e riesame;
- estensione progressiva.
Consegna, governo e continuità
La consegna comprende catalogo dei casi d'uso, fonti, permessi, set di valutazione, configurazioni, integrazioni, procedure di supervisione e registro delle decisioni. Un riesame successivo campiona risposte e automazioni, confronta output e fonti e verifica che escalation e correzioni siano state gestite. Gli accessi non più necessari vengono revocati, le basi informative hanno date di revisione e ogni anomalia aperta mantiene un responsabile. Il verbale distingue rischi accettati, interventi necessari e condizioni per ampliare il servizio. In questo modo l'ente conserva conoscenza e capacità di governo anche oltre il gruppo che ha seguito il prototipo.
Verifica successiva all'avvio
La verifica successiva utilizza un campione di interazioni e automazioni scelto per frequenza, rischio e varietà. Per ogni caso si controllano domanda, fonti disponibili, risposta, eventuale correzione, escalation e attività prodotta. Gli errori vengono classificati senza cancellare il contesto: fonte obsoleta, recupero incompleto, istruzione ambigua, permesso, integrazione o comportamento non previsto. Gli uffici indicano anche quando hanno evitato il servizio o duplicato il lavoro, perché questi segnali possono rivelare problemi di fiducia o progettazione. Le azioni hanno priorità, responsabile e criterio di chiusura. Prima di aggiungere nuove basi informative o funzioni, il set di valutazione viene ampliato e rieseguito. La revisione comprende formazione, informative, account, log, procedure di assistenza e continuità, mantenendo allineati aspetti tecnici e organizzativi.
Il verbale conclusivo riporta casi d'uso attivi, limiti noti, rischi residui, responsabili delle fonti, calendario delle revisioni e condizioni che richiedono sospensione o nuovo collaudo. I referenti possono così spiegare come funziona il servizio e governarne le evoluzioni.
La revisione coinvolge anche chi riceve il servizio. Segnalazioni, richieste trasferite a operatori e percorsi interrotti vengono analizzati per capire se ambito e linguaggio sono comprensibili. I materiali pubblici vengono confrontati con le fonti interne, le informazioni obsolete vengono rimosse e gli uffici confermano i tempi di risposta per le escalation. Prima di un nuovo rilascio si ripetono test di accessibilità, protezione dei dati e continuità sui canali effettivamente utilizzati.
Le azioni e i risultati delle verifiche vengono condivisi con responsabili del processo, referenti tecnici e proprietari delle fonti. Ognuno conosce attività, scadenza e criterio di accettazione prima del rilascio successivo.
