AI per il lavoro reale di aziende e professionisti
Un assistente aziendale può ridurre il tempo necessario per cercare informazioni, comprendere una richiesta, preparare un'offerta o confrontare documenti. Per essere affidabile deve conoscere fonti autorizzate, distinguere dati interni e pubblici, rispettare i ruoli e dichiarare quando mancano elementi. La soluzione Prodigys è rivolta a PMI, imprese private, studi professionali, consulenti e autonomi.
K-AI e GenIA possono utilizzare basi di conoscenza, mentre K-ERP collega clienti, catalogo, commesse, fatture, scadenze e attività. L'assistente prepara contenuti e letture preliminari: offerte commerciali, riepiloghi, checklist, confronti di costi o commenti sui risultati. La persona verifica, modifica e approva prima dell'uso.
Casi d'uso e confini
Il progetto osserva attività ricorrenti e seleziona compiti con fonti identificabili: risposta a richieste, preparazione di offerte, ricerca in procedure, riepilogo di riunioni o analisi di una commessa. Per ogni caso vengono definiti utenti, input, output, rischio e verifica richiesta.
Attività prive di dati affidabili o che comportano decisioni non delegabili vengono escluse o limitate a supporto informativo. Il prototipo parte da un numero ridotto di compiti e dichiara ciò che l'assistente non deve fare, rendendo comprensibili aspettative e responsabilità.
- compiti e risultati attesi;
- fonti e utenti;
- limiti e casi esclusi;
- criteri di accettazione.
Conoscenza aziendale e permessi
Procedure, listini, schede, contratti, offerte precedenti e documenti vengono censiti, puliti e classificati. Ogni fonte mantiene proprietario, data e regole di accesso. Contenuti superati o duplicati vengono esclusi o corretti prima di alimentarvi risposte.
I permessi seguono ruoli e contesti: un collaboratore può consultare modelli senza vedere dati economici riservati; un consulente accede al perimetro assegnato. Le risposte rispettano le stesse autorizzazioni delle fonti e i log sostengono verifiche e assistenza.
- inventario e qualità delle fonti;
- versioni e responsabilità;
- ruoli e separazione dei dati;
- log e revisioni degli accessi.
Offerte e documenti commerciali
L'assistente può trasformare una richiesta in una checklist, cercare prodotti o servizi pertinenti e preparare una bozza di offerta con struttura e linguaggio coerenti. Prezzi, condizioni e disponibilità provengono da fonti definite; informazioni mancanti vengono segnalate e non inventate.
Il professionista rivede contenuto, perimetro, stime e condizioni prima dell'invio. Versione approvata, modifiche e riferimenti restano collegati al cliente e alla trattativa. Il feedback permette di migliorare modelli e istruzioni senza apprendere automaticamente dati errati.
- analisi della richiesta;
- recupero di catalogo e condizioni;
- bozza modificabile;
- approvazione e collegamento al CRM.
Analisi economiche e operative
Dati di offerte, commesse, costi, tempi, fatture e incassi possono alimentare domande e sintesi. Indicatori e calcoli sono definiti in K-ERP o in fonti controllate; l'AI li spiega, confronta periodi e prepara ipotesi con assunzioni esplicite.
L'assistente non sostituisce contabilità o consulenza professionale. Un risultato indica periodo, perimetro e dati mancanti. Scenari e previsioni vengono trattati come supporto alla discussione e rivisti da persone competenti prima di impegni economici o comunicazioni esterne.
- indicatori con definizioni condivise;
- lettura di commesse e marginalità;
- scenari con assunzioni;
- validazione prima delle decisioni.
Integrazione nel lavoro quotidiano
L'assistente entra nei canali in cui le persone operano, mantenendo collegamenti con documenti, CRM, attività e scadenze. Una risposta può diventare bozza, nota o task solo dopo un'azione esplicita. Errori di integrazione e dati non disponibili restano visibili.
Modelli e prompt guidati riducono richieste ambigue. Le funzioni vengono calibrate per ruolo e non esposte tutte a tutti. Questo limita rischio e complessità e rende l'esperienza coerente con le responsabilità dell'organizzazione.
- collegamento con K-ERP e archivi;
- azioni esplicite sugli output;
- prompt e modelli per compito;
- code di errore e assistenza.
Valutazione e adozione
Un set di casi reali misura correttezza, completezza, uso delle fonti e capacità di rifiutare quando manca informazione. Utenti pilota confrontano output e revisioni. Errori e feedback vengono classificati e affrontati su dati, istruzioni, permessi o processo.
Formazione e guide spiegano capacità, limiti e verifica. Dopo il rilascio vengono monitorati utilizzo, correzioni, segnalazioni e cambi delle fonti. Nuovi casi entrano soltanto dopo una valutazione analoga, preservando la fiducia nel servizio.
- casi di test rappresentativi;
- valutazione con utenti pilota;
- formazione su controllo e limiti;
- monitoraggio e crescita progressiva.
Adozione, governo ed evoluzione
La governance assegna proprietari alle fonti, responsabili ai casi d'uso e referenti alle integrazioni. Revisioni periodiche controllano documenti obsoleti, autorizzazioni, risposte problematiche e richieste nuove. Il backlog distingue miglioramenti della conoscenza, del prompt, del processo e della piattaforma. Le decisioni restano documentate e l'assistente non si amplia sulla base della sola curiosità tecnologica, ma quando esiste un beneficio concreto e una modalità di verifica sostenibile.
Controlli operativi e continuità
Un controllo periodico campiona richieste, fonti recuperate, bozze prodotte e modifiche degli utenti. Le differenze mostrano se il problema nasce da conoscenza obsoleta, domanda ambigua, permesso, modello o processo. Le offerte vengono riesaminate su prezzi, condizioni e approvazioni; le analisi economiche su periodo, definizioni e assunzioni. Gli accessi vengono verificati e gli output non più necessari seguono le regole dell'organizzazione. Ogni rilievo ha responsabile e data di riesame prima di ampliare il servizio.
